На старте бизнес сталкивается с проблемой поиска помещения. Часто приобрести его в собственность невозможно из-за нехватки средств или нецелесообразно по причине потенциального переезда. Остается аренда. Но выбрать помещение не так просто, как кажется — нужно учесть много нюансов. Есть свои «подводные камни» и при составлении договора. Далее разбираем, все, что требует на старте аренда офиса: какие затраты будут, какие документы потребуются, как правильно выбрать помещение.
Как выбрать помещение, здание, бизнес-центр
Если решили снять офис в аренду, при выборе здания, помещения следует обратить внимание на следующее:
- локация — если есть возможность, лучше присмотреться к помещениям недалеко от центра города;
- транспортная инфраструктура — в идеале рядом с офисным зданием должна быть станция метро;
- парковка — у здания должны быть свободные парковочные места для ваших сотрудников;
- удобство — в помещении должен быть собственный санузел и, конечно, водопровод;
- этаж — он не должен быть первым (будет шумно) или последним (долго подниматься, особенно если нет лифта);
- площадь — она подбирается исходя из ваших задач, особенностей деятельности и количества сотрудников компании (для небольшого бизнеса подойдет маленький офис);
- проводка — она должна выдержать нагрузку, которую будете создавать при работе (сервер, компьютеры, другое оборудование, если оно есть);
- цена — арендодатель должен предлагать снять офис в Москве по стоимости не выше среднерыночной (а еще лучше, если она будет ниже);
- собственник — важно, чтобы коммерческая недвижимость была в собственности арендодателя, это гарантирует отсутствие неприятных эксцессов;
- отсутствие промышленных объектов поблизости — рядом с ними некомфортно работать из-за шума и других факторов.
Важно: многие из этих критериев индивидуальны, поэтому вы должны решить, какой офис можно снять, а какой не стоит, исходя из собственных потребностей и предпочтений. Приведенный список — это только ориентир на случай, если совсем не знаете, как выбрать подходящий объект.
Итак, вы решили арендовать офис и понимаете, каким критериям он должен отвечать. Теперь осталось только найти подходящие предложения. Это можно сделать двумя способами: самостоятельно и с помощью посредников.
Если решили найти офис сами, придется изучить массу объявлений об аренде коммерческой недвижимости на специализированных сайтах. Нужно быть готовым смотреть десятки, сотни или даже тысячи вариантов — предложений много, но подходить будут не все. По многим объявлениям придется звонить и выяснять подробности условий. И просмотр предложений, и звонки отнимут много времени, зато тщательный перебор поможет найти именно то, что нужно. Правда, гарантий, что это удастся, нет.
Второй вариант поиска — посреднические компании. Например, Officepoints. На сайте компании представлены сотни предложений аренды от собственников коммерческой недвижимости — от бюджетных вариантов для малого бизнеса до больших помещений для крупных компаний. Их можно сортировать с помощью фильтров по цене, времени публикации объявления, популярности здания.
Также есть поиск по адресу. Благодаря этому вы быстро подберете подходящий вариант.
Если не знаете, какой офис выбрать, обратитесь к менеджерам Officepoints. Они не только подберут помещение под ваши потребности, но и сопроводят весь процесс переезда — от заключения арендного договора до обустройства нового помещения в соответствии с вашими потребностями и перевозки имущества.
Если вы решили снять офис, нашли подходящий вариант, во время осмотра помещения обратите внимание на следующее:
Состояние помещения. Важно, чтобы оно было хорошим. Это подразумевает отсутствие трещин в стенах, других дефектов. По договору аренды их должен устранять арендатор, поэтому если не выявите их до заключения сделки, они станут вашей проблемой, которую придется решать за ваш счет.
Работа сантехники и водопровода. Не поленитесь заглянуть в туалет, открыть краны с холодной и горячей водой, спустить воду в унитазе. Все должно работать без проблем. Если это не так, попросите починить сантехнику и водопровод до подписания договора. В противном случае придется делать это за свой счет.
Работа техники и оборудования. Если в помещении есть кондиционеры и Wi-Fi, обязательно нужно проверить их работоспособность до заключения сделки. Обычно технику ремонтирует арендодатель. Но если неисправность «всплывет» после подписания договора, ее устранение может занять много времени, а это наверняка скажется на работе вашей компании.
Соседи. Выясните, кто занимает офисные помещения по соседству. Возможно, они вам не понравятся (например, из-за шумности или по другим причинам). Также не будет лишним спросить у соседей, кто занимал офисное помещение до вас и попытаться уточнить его особенности. Это может дать много полезной информации.
Планировка. При осмотре изучите планировку и поймите, подходит она вам или нет. Если в дальнейшем ее понадобится менять, это потребует дополнительных затрат, порой весьма существенных (один только проект ремонтных работ может обойтись в 100-200 тыс. рублей).
Особенно тщательный осмотр необходим, если вы решили снять офис недорого и нашли вариант по цене ниже среднерыночной. Стоимость аренды может быть уменьшена из-за каких-то «подводных камней», о которых арендодатель не сообщил посреднику или не указал соответствующую информацию в объявлении.
Если у вас нет опыта работы с недвижимостью, есть риск, что вы не сможете правильно оценить офисное помещение и упустите какие-то моменты. В перспективе это может привести к проблемам. Чтобы такого не произошло, рекомендуем выезжать на осмотр офиса с представителем компании Officepoints. Он осмотрит помещение вместе с вами и точно увидит недостатки, которые не заметили вы.
Составление договора и обязанности
Если планируется аренда офиса, документы, связанные с ней, должны быть составлены правильно — в первую очередь это касается договора между сторонами. Вот основные моменты, на которые нужно обратить внимание:
Односторонний порядок изменения условий договора. Некоторые арендодатели оставляют за собой право изменить правила аренды в одностороннем порядке. Не нужно арендовать офис на таких условиях — в один прекрасный день вы можете столкнуться с неприятным сюрпризом в виде дополнительных обязанностей, которые приведут к дополнительным расходам.
Допуск представителей арендодателя в офис в любое время. Перед тем, как снять офис, важно договориться, чтобы представители собственника помещения не входили туда без ведома и согласия арендатора, пока тот отсутствует. Если подобное условие будет содержаться в договоре, к вам могут прийти посторонние.
Продление срока аренды. Часто собственники коммерческой недвижимости предлагают снять офис в Москве на 11 месяцев. Это делается для того, чтобы не регистрировать договор аренды и не платить госпошлину. Если столкнулись с такой ситуацией, проследите, чтобы условия сделки подразумевали ее продление. Иначе по истечении срока договора придется покинуть помещение.
Расходы, которые несет арендатор. Если предстоит аренда офиса, какие расходы кто несет, должно быть четко прописано в договоре. Например, в нем может быть предусмотрено, что бремя ремонта ложиться на плечи арендатора, а подключение к коммуникациям проводит арендодатель. Постарайтесь добиться такого распределения расходов, которое вас устраивает.
Условия использования помещения. Выясните, позволит ли арендодатель менять планировку, делать мелкий ремонт, ставить дополнительное оборудование (например, кондиционеры). Если все это будет запрещено, пользоваться офисом будет некомфортно.
Условия освобождения помещения. В договоре должен быть прописан порядок прекращения аренды. Должны быть оговорены все моменты, связанные со съездом: когда недо предупредить арендодателя, что нужно сделать, будет ли неустойка за досрочное расторжение сделки.
Те, кто не имеет отношения к рынку недвижимости, зачастую не знают, какие документы нужны для аренды офиса. Де-юре для нее требуется только договор, однако на практике понадобятся другие бумаги, которые нужно запросить у арендодателя:
- свидетельство о регистрации права собственности на объект;
- выписка из Единого реестра недвижимости;
- копия технического паспорта (или выписка из него);
- опись имущества, которое находится в помещении, передаваемом в аренду;
- подтверждение стоимости недвижимости (бухгалтерские документы, паспорт БТИ или другие бумаги).
Все это нужно для того, чтобы убедиться, что арендодатель является собственником помещения, а также чтобы не было спорных ситуаций, если придется возмещать причиненный объекту недвижимости ущерб.
Если вы нашли, где снять офис, обговорили все условия аренды, но еще не заключили сделку, не нужно ничего делать до подписания договора. Это касается любых действий: от уборки помещения до перевозки туда собственных вещей. Ведь до того, как договор подписан, у сторон не возникает никаких взаимных прав и обязанностей.
Хотя Гражданский кодекс допускает заключение договора аренды в устной форме, его следует избегать — сделка должна быть на бумаге. Это гарантирует вашу правовую защиту при возникновении спорных ситуаций.
Само офисное помещение и находящееся в нем имущество передаются от арендодателя к арендатору только по акту-приема передачи. Это поможет исключить спорных ситуаций, при которых владелец офиса предъявляет претензии о пропаже вещей.Если вы хотите, чтобы с арендой не было проблем, поможем. Наши менеджеры сделают все необходимое. Они подготовят документы договора аренды офиса, составят текст сделки, проконтролируют его подписание и приемку офисного помещения по акту. Это — предпочтительный вариант заключения сделки. Ведь если у вас нет штатного юриста, а сами вы не очень хорошо разбираетесь в правовых вопросах, могут возникнуть проблемы.
Поможем подобрать
Если не знаете, где арендовать офис, обращайтесь в компанию Officepoints — обязательно поможем. Вот несколько причин сотрудничать с нами:
- Большая база арендодателей. Мы знаем, где найти офиса в столице. У нас есть информация о каждом арендодателе. Мы знаем, у кого хорошая репутация, а у кого нет;
- Организация переговоров. Мы сами организовываем переговоры с арендодателем. Можем провести их путем личной встречи, а также посредством конференцсвязи;
- Привлечение специалистов. Если вам нужны инженеры или IT-специалисты для обустройства офисного помещения под ваши задачи, найдем их для вас;
- Понимание рынка. Мы хорошо ориентируемся в рынке недвижимости, поэтому можем подсказать, какие условия аренды приемлемы, а какие нет, а также сориентировать по ценам;
- Посредничество. Мы помогаем арендатору и арендодателю согласовать взаимовыгодные условия аренды и вступить в по-настоящему партнерские отношения;
- Выбор подрядчиков. У нас есть проверенные временем и опытом подрядчики по офисной мебели, ремонту, перепланировке офиса, физическому переезду (грузчики).
Наша цель — сделать так, чтобы клиент смог получить офис и при этом ему не пришлось долго выбирать помещение, вникать в юридические нюансы и искать подрядчиков. Мы предлагаем максимально удобный и безопасный формат сотрудничества, где вы оставляете заявку, смотрите подобранные нами варианты, а потом получаете на руки готовый договор и въезжаете в офис, не сталкиваясь при этом с рисками, которые возникают, когда арендатор ищет недвижимость самостоятельно. Это позволяет не отвлекаться на посторонние дела и не прерывать работу бизнеса.
Мы помогаем найти максимально подходящий офис. Если предложенные нами варианты не подошли, мы подберем помещения, которые соответствуют вашим требованиям, пока заняты, но должны освободиться через 2-3 месяца.
Чтобы подобрать офисное помещение для вашего бизнеса, свяжитесь с нами любым удобным способом.
