Цифровизация и повсеместное распространение удалённой работы повлияли не только на режим работы многих бизнесов, но и на само офисное пространство. Всё чаще компании и предприниматели выбирают не классическую аренду на годы, а более гибкие форматы. Возможно, вы уже слышали про гибкие офисы (flex office), но до конца не понимаете, чем они отличаются от обычной аренды или коворкинга? Давайте разберёмся.

Появление формата flex office связано с распространением гибридной и удалённой работы. В условиях, когда команды встречаются офлайн всё реже, многим предпринимателям стало невыгодно содержать большие помещения. Раньше они были забиты людьми, сегодня же там зачастую одновременно работает лишь несколько сотрудников, а расходы остаются прежними. В итоге многие компании приходят к выводу, что офис, в принципе, по-прежнему нужен… но не всем сотрудникам одновременно!

С другой стороны, просто переехать в маленький офис тоже не вариант: сотрудники приходят и уходят в разное время, проводятся встречи и совещания, устраиваются презентации и брейнсторминги, а пространство должно оставаться функциональным. Вот тут-то на помощь бизнесу и пришёл новый flex-формат.

Содержание

Чем гибкий офис отличается от классической аренды или коворкинга

Гибкий офис – это полностью оборудованное офисное пространство, которое можно арендовать на удобный срок: от нескольких дней до месяцев. Такое помещение предоставляется сразу с мебелью, интернетом, уборкой, ресепшен – то есть всем необходимым для работы. В отличие от традиционного договора аренды, который стороны подписывают на годы вперёд, здесь долгосрочный контракт не заключается. Это значит, что бизнес не привязывает себя к квадратным метрам, которые завтра могут оказаться лишними. А заодно, кстати, не тратит ресурсы на ремонт или закупку оборудования.

Чтобы лучше понять суть, давайте сравним этот формат с более привычными альтернативами:

В чём отличие гибкого офиса от коворкинга?

•   Формат коворкинга чаще всего подразумевает, что арендатор получает рабочие места в общем зале. Рядом могут работать десятки людей из совершенно разных сфер. Приватность минимальна.
•   В формате flex office, напротив, вы получаете полноценные кабинеты или зоны, которые полностью контролирует ваша команда. Рядом нет посторонних. Это позволяет работать в комфортной и приватной среде.

В чём отличие от временного офиса?

•   Формат временного офиса обычно ограничиваются базовым набором арендных услуг. Это просто пространство, которое арендуется на конкретный срок. Обычно оно используется для разовых задач.
•   А вот гибкий офис – это сочетание пространства и сервиса. Это полноценный офис под ключ, который подстраивается под потребности бизнеса: есть функциональные зоны, мобильная мебель и оборудование, позволяющее менять конфигурацию под задачи команды.

Что представляет собой гибкая аренда офиса

Давайте разберёмся подробнее, что скрывается за этим форматом и какие возможности он открывает. По сути, гибкий офис – это готовое пространство, кастомизированное под цели компании и отвечающее современным стандартам рабочего комфорта.

Основные особенности:

•   Гибкие сроки аренды. Можно взять офис на неделю, месяц или дольше, без заключения многолетних контрактов.
•   Всё включено. Мебель, интернет, уборка, ресепшн, переговорные – всё уже ждёт вашу команду. Компании не нужно тратить время на организационных хлопоты и мелкие заботы вроде найма уборщицы или сисадмина.
•   Возможность масштабирования. Нетрудно добавить рабочие места при росте команды или сократить их, если часть сотрудников переходит на удалёнку. Это пространство, готовое к реорганизации и развитию компании.
•   Профессиональная локация и имидж. Такие офисы располагаются в деловых центрах, что повышает статус компании в глазах партнёров и клиентов.
•   Управление услугами и модулями через цифровую платформу (приложение). Современные операторы предлагают арендаторам флекс-офисов удобные цифровые решения. Бронирование переговорных, доступ в здание, оплата аренды и сервисов – всё это через одно приложение.

За управление гибкими офисами отвечают специализированные операторы. Они арендуют площади у собственников и берут на себя все вопросы по эксплуатации: от безопасности и ИТ-инфраструктуры до бытового обслуживания. То есть вы не только на нужное время арендуете стены, но и всё необходимое для немедленного развёртывания бурной бизнес-деятельности (можно сравнить с отелем, который ждёт вас в командировке – с постелью, душем, вай-фаем, ужином-завтраком и т. д.). Вопросы по подготовке офиса к работе после открытия бизнеса или переезда, а также «задачи завхоза» по ежедневному обслуживанию офисного пространства исчезают, освобождая ресурсы для работы и развития.

Кому подходит гибкий офис?

Гибкий офис – это не универсальная пилюля, но инструмент, который решает очень разные задачи. Он помогает экономить, ускорять процессы и сохранять свободу там, где классическая аренда слишком консервативна. Рассмотрим, кому такой формат особенно полезен.

Стартапы на ранних этапах

Для молодых команд важно не тратить ресурсы на второстепенное. Гибкий офис избавляет их от долгосрочных договоров и затрат на ремонт. Можно взять небольшой кабинет для первых сотрудников, а через месяц-два – расширить пространство. Это даёт стартапу шанс сосредоточиться на продукте и росте, а не на офисных хлопотах.

Компании с сезонной или непредсказуемой нагрузкой

Некоторым бизнесам не нужны круглый год большие офисные площади. У туристических агентств, образовательных проектов, компаний с проектной работой загрузка идёт «волнами». В пиковый период они могут добавить рабочие места, а потом снова переформатировать пространство для экономии. Такой манёвр невозможен или крайне затруднён при классической аренде, но легко реализуем при гибкой.

Бизнес, тестирующий новый рынок или город

Когда компания решает выйти в другой регион, арендовать помещение на годы вперёд рискованно. Гибкий офис позволяет быстро открыть представительство, проверить спрос и наработать контакты. Если рынок окажется перспективным, пространство можно увеличить. Если нет – завершить этот бизнес-раунд без особых потерь.

Команды в переходный период

Переезд, капитальный ремонт или реорганизация часто доставляют сотрудникам серьёзные неудобства, а то и вовсе ввергают в состояние хаоса или оставляют без рабочего места. В таких случаях гибкий офис становится временным «домом», который закрывает все базовые потребности. Здесь есть и интернет, и переговорные, и сервисная поддержка. Команда не теряет темп, а бизнес сохраняет управляемость. (А там, глядишь, этот формат так понравится, что вместо адских переездов компания будет устраивать гибкие переформатирования).

Удалённые компании, которым нужна «точка присутствия» в мегаполисе

Даже полностью распределённым организациям иногда нужен адрес в мегаполисе: для встреч с клиентами, переговоров с партнёрами или имиджа. Гибкий офис решает эту задачу, не вынуждая содержать пустующие метры.

Фрилансеры и малые команды, ценящие профессиональную среду

В теории фрилансеру необязательно менять тапочки на туфли, чтобы взяться за очередной проект. Но в реальности многие… устают от работы дома! Во-первых, не всем удаётся создать нормальную рабочую обстановку, в которой не будут отвлекать члены семьи. Во-вторых, формат работы «в пижаме и тапочках» расхолаживает. Многие профессионалы ценят офисную среду за то, что там легче сосредоточиться. Гибкий офис даёт им приватность и рабочую атмосферу, которой не хватает в коворкинге.

Кроме того, это ещё и способ подчеркнуть свой профессиональный статус, встречаясь с заказчиками в настоящем офисе.

7 мифов о гибких офисах

Гибкие офисы уже не новинка, но всё ещё вызывают некоторые сомнения у руководителей и предпринимателей, привыкших к классической аренде. Рассмотрим наиболее распространённые мифы и объясним, почему они не соответствуют современным реалиям.

1. «Это дороже обычной аренды»

На первый взгляд стоимость гибкого офиса кажется выше, чем у долгосрочной аренды. На практике же этот формат даёт экономию на скрытых расходах: ремонте, закупке мебели, коммунальных платежах, IT-поддержке, клининге. Ведь всё это ложится на плечи оператора. Компания платит только за реальное использование пространства и сервисов, что позволяет сократить общие расходы и избежать непредвиденных трат.

2. «Там шумно и нет приватности»

Стереотип о шумных открытых пространствах остался в прошлом. Современные гибкие офисы предлагают закрытые кабинеты, перегородки, переговорные и зоны для спокойной работы. Это обеспечивает конфиденциальность и сконцентрированную работу команды, но при этом даёт возможность гибко масштабироваться.

3. «Это только для фрилансеров»

Раньше гибкие офисы действительно ассоциировались с отдельными специалистами и небольшими командами. Сегодня их используют крупные компании, подразделения корпораций и проектные группы. Такой формат позволяет быстро открывать офисы в новых городах, размещать временные команды и оптимизировать расходы, не теряя сервис и имидж.

4. «Гибкий офис не подходит для серьёзных встреч с клиентами»

Некоторые считают, что пространство, рассчитанное на краткосрочную аренду, выглядит непрофессионально. На практике большинство гибких офисов располагаются в престижных бизнес-центрах и могут похвастаться стильно оформленными переговорными, респектабельными зонами для приёма гостей и презентаций. Это укрепляет имидж компании и позволяет проводить деловые встречи на достойном уровне.

5. «В таком офисе сложно организовать корпоративную культуру»

Есть мнение, что гибкие офисы мешают формированию командного духа. На деле ничто не мешает трансформировать гибкое пространство под нужды коллектива – вплоть до выделения зон для тимбилдингов и хорового пения. Как показывает практика, вполне можно поддерживать корпоративные традиции и коммуникацию, даже если часть сотрудников работает удалённо.

6. «Гибкий офис ограничивает свободу дизайна и персонализации»

Считается, что, арендуя готовое пространство, компания не может адаптировать офис под свои нужды. На практике большинство операторов позволяют кастомизировать зоны, менять расстановку мебели, добавлять фирменные элементы оформления и брендированные пространства. Это обеспечивает и функциональность, и поддержание корпоративного стиля, сохраняя при этом преимущества готовой инфраструктуры.

7. «Гибкий офис подходит только для небольших команд»

Миф о малых группах давно устарел. Крупные компании активно используют гибкие офисы для филиалов, проектных групп или временных подразделений. Операторы предоставляют масштабируемые решения, которые позволяют разместить десятки и сотни сотрудников, сохранив сервис и контроль.

Гибкие офисы в 2025 году: тренды и актуальность

Современные компании всё чаще пересматривают подход к офисному пространству. К 2025 году гибкие офисы превратились из новомодного формата в практичный и уже многими используемый инструмент для оптимизации расходов, повышения эффективности команд и поддержания имиджа. Растущая востребованность этого формата объясняется несколькими актуальными тенденциями.

•   Гибридный график как массовое явление. Сочетание удалённой и офисной работы стало стандартом. Гибкий офис позволяет быстро адаптировать количество рабочих мест под реальные потребности команды, не оплачивая лишние площади.
•   ESG и устойчивое развитие. Компании обращают внимание на экологию, социальную ответственность и управление ресурсами. Использование гибких пространств снижает потребление энергии и материалов, так как офисы уже оснащены всем необходимым и используются более рационально.
•   Цифровизация офисных сервисов. Современные операторы предлагают платформы для управления доступом, бронирования переговорных и оплаты сервисов онлайн. Это снижает рутину, упрощает управление и делает офис прозрачным и контролируемым.

В совокупности эти тренды делают гибкие офисы привлекательным и эффективным решением для бизнеса в 2025 году, обеспечивая баланс между комфортом, экономией и современными требованиями рынка.

Гибкий офис: пространство, которое подстраивается под ваш бизнес

Гибкий офис создаёт среду, в которой компания может работать эффективно, независимо от размера команды или изменений в планах. Офис можно быстро адаптировать: добавить рабочие места, открыть новые кабинеты, сократить пространство или изменить функциональные зоны.

Этот тренд находит понимание и у сотрудников: сейчас люди ценят возможность сочетать офисную работу и удалёнку. Гибкие пространства отвечают этим ожиданиям, позволяя проводить встречи, совещания и совместные проекты в комфортной и профессиональной обстановке.

Спрос на гибкие офисы растёт. Компании видят в них инструмент для оптимизации расходов, сохранения имиджа и ускоренного старта новых проектов. Пространство подстраивается под бизнес, а не наоборот, а это открывает новые возможности для роста и продуктивной работы.

Оцените свои офисные потребности и вы. Возможно, гибкий формат сэкономит вам время, деньги и нервы.